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Mettre en place un règlement intérieur dans l'entreprise

Mettre en place un règlement intérieur dans l'entreprise

Publié le : 01/02/2012 01 février févr. 02 2012
Entreprises / Gestion de l'entreprise / Communication et vie sociale

Véritable écrit solennel, le règlement intérieur est défini comme un acte règlementaire par lequel l’employeur fixe exclusivement les règles générales et permanentes relatives à la discipline ainsi que les mesures d’application de la règlementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement.

Le règlement intérieur ne s’impose pas à toutes les entreprises, en effet, tandis que certaines entreprises y sont contraintes, d’autres peuvent librement décider de sa création.

Par ailleurs, malgré son apparente simplicité, de nombreuses formalités incombant à l’employeur accompagnent la procédure d’élaboration du règlement intérieur. De même que son contenu fait l’objet d’un encadrement légal strict.

Enfin, une fois créé le règlement intérieur s’imposera à tous et produira ainsi ses effets au sein de l’entreprise. Il pourra également faire l’objet d’un contrôle administratif ou juridictionnel de légalité et son irrespect sera susceptible d’entrainer des sanctions.

Voici donc l’ensemble des éléments essentiels et nécessaires pour mettre en place efficacement un règlement intérieur au sein de l’entreprise.


  • Les entreprises concernées
S’il est obligatoire dans les entreprises dont l'effectif est supérieur ou égal à 20 salariés, le règlement intérieur n’est que facultatif pour les entreprises dont l’effectif n’atteint pas 20 salariés.

En effet, si le Code du travail n’exige pas un règlement intérieur au sein des entreprises de moins de 20 salariés, celles-ci peuvent librement opter pour sa mise en place.

De même, dans le cas où l’entreprise comporte plusieurs établissements où sont employés habituellement au moins 20 salariés, un règlement intérieur unique peut être établi pour l'ensemble de ces établissements dès lors que ces différents établissements ne présentent pas de particularités, notamment d’emploi, de santé ou de sécurité, exigeant l’édiction de dispositions propre à l’un ou plusieurs d’entre eux (1).

Dans tous les cas, l’ensemble des règles légales relatives à son élaboration et à sa mise en place doivent d’être respectées.


  • La procédure de mise en place d’un règlement intérieur
Afin de mettre en place efficacement un règlement intérieur, l’employeur se doit de respecter une procédure spécifique relative tant à son contenu qu’aux formalités afférentes à son élaboration.
Cette procédure est similaire lorsque l’employeur modifie le règlement intérieur et ce, que cette modification intervienne de son propre chef ou à la suite d’un contrôle.

Les formalités

Le règlement intérieur est un document écrit, rédigé par l'employeur devant être établit dans les trois mois suivant l’ouverture de l’entreprise.

Exception faite des documents reçus de l’étranger ou destinés à des étrangers, le règlement intérieur doit obligatoirement être écrit en langue française mais peut être accompagné de traductions en une ou plusieurs langues étrangères.

L’accomplissement de plusieurs formalités conditionne la validité du règlement intérieur :

- La consultation des représentants du personnel

La consultation des représentants du personnel est une formalité substantielle, protectrice de l’intérêt des salariés.
Il en résulte que le règlement intérieur ne peut être introduit qu’après avoir été soumis à l’avis du comité d'entreprise (CE) ainsi qu'à celui du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) pour les matières relevant de sa compétence ou, à défaut, à l’avis des délégués du personnel (DP) (2).

Cependant, les avis ainsi émis par les représentants du personnel n’ont qu’un caractère consultatif et ne lient donc pas l’employeur qui peut donc décider d’appliquer des dispositions ayant fait l’objet d’un avis contraire.
La loi reste silencieuse en cas d'absence de représentants du personnel dans l'entreprise. C’est à l’inspecteur du travail de procéder, le cas échéant à toutes les enquêtes nécessaires.
Dans tous les cas, si l'employeur ne soumet pas le règlement intérieur à l’avis des représentants du personnel, ce règlement ne s'impose pas aux salariés.

- Les formalités de dépôt et de publicité

Le règlement intérieur indique la date de son entrée en vigueur. Cette date doit intervenir au plus tôt un mois après l'accomplissement des formalités de dépôt et de publicité.
En effet, le règlement intérieur doit être déposé auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes du ressort de l'entreprise ou de l’établissement au moins un mois avant la date prévue pour l'entrée en vigueur du règlement intérieur.

Toutefois, lorsque l’urgence le justifie, les obligations relatives à la santé et à la sécurité peuvent recevoir application immédiate, auquel cas, elles sont simultanément transmises au CHSCT et à l’inspection du travail.
Le règlement intérieur doit dans le même temps être affiché dans l’entreprise à une place convenable et aisément accessible dans les lieux du travail ainsi que dans les locaux et à la portée des locaux où a lieu l’embauche des salariés de l’entreprise.

- La communication à l’inspecteur du travail

En même temps qu'il fait l'objet des mesures de publicité, le règlement intérieur, accompagné de l'avis du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel et, le cas échéant, du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, est communiqué à l'inspecteur du travail.
En effet, le texte du règlement intérieur doit obligatoirement être transmis en deux exemplaires à l’inspecteur du travail du ressort duquel se trouve le siège social de l’entreprise.

L’inspecteur contrôle la légalité des clauses du règlement et le cas échéant en demande le retrait ou la modification.
Il y a lieu de rappeler que la carence de l’employeur dans l’accomplissement de la formalité de communication du règlement intérieur à l’inspection du travail ne prive pas le salarié de la possibilité de se prévaloir dudit règlement (3).


Le contenu légal du règlement intérieur

Les dispositions du règlement intérieur doivent être conformes aux dispositions des lois, règlements et conventions collectives applicables.

Les mentions obligatoires

Le règlement intérieur doit contenir exclusivement les dispositions suivantes :

- les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement (4);

- les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises ;

- les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur.

Il rappelle également :

- les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés ;

- les dispositions relatives à la protection des victimes et des témoins de harcèlement sexuel et/ou moral.
Toute autre disposition doit en être exclue.


Les mentions interdites et les clauses illicites

Il est loisible à l’employeur de soumettre, dans le cadre des dispositions suscitées, les salariés à certaines mesures qu’il juge nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise (5) . En revanche, le contenu du règlement intérieur ne peut restreindre les droits des personnes ou les libertés individuelles et collectives au-delà de ce qui est justifié par la nature du travail à accomplir et proportionné au but recherché.

De la même manière, le règlement intérieur ne peut contenir de clauses discriminatoires ou restrictives de liberté ni de clauses contraires aux lois et règlements en vigueur ou aux dispositions des conventions et accords collectifs applicables dans l’entreprise.

Une fois mis en place, le règlement intérieur s’impose à tous et va produire ses effets au sein de l’entreprise.


  • Les effets du règlement intérieur
Les obligations de l’employeur et du salarié

Le règlement intérieur s’impose à tous, au chef d’entreprise comme à l’ensemble des salariés de l'entreprise et ce, même s'ils ont été embauchés avant sa mise en application.
Il précise un certain nombre d'obligations que le salarié doit respecter à l'intérieur de l'entreprise, dans les conditions précisées ci-avant.


Les sanctions en cas de non-respect des règles relatives au règlement intérieur

Le non-respect d’une des règles relatives à la mise en place du règlement intérieur telle que ne pas mettre en place un règlement intérieur alors que l'entreprise a un effectif de 20 salariés ou plus, le non-respect des règles de procédure d’élaboration ainsi que le maintien d'une clause déclarée illégale par l'inspecteur du travail est puni de l’amende prévue pour les contraventions de quatrième classe, soit 750 euros.


Le contrôle administratif et juridictionnel de légalité du règlement intérieur

Comme vu précédemment, l’inspecteur du travail est tout d’abord chargé de vérifier que la procédure d'élaboration du règlement intérieur a bien été respectée. Il exerce le contrôle administratif de légalité du règlement intérieur.

Si aucun règlement intérieur n'a été élaboré, l'inspecteur du travail peut mettre en demeure l'employeur d'en édicter un. Si cette mise en demeure reste sans effet, il peut alors dresser un procès-verbal.

Par ailleurs, l'inspecteur du travail est également tenu de vérifier que le contenu du règlement intérieur est bien conforme à la loi. Il peut le cas échéant exiger le retrait ou la modification des clauses du règlement intérieur contraires aux prescriptions du code du travail.

Quoi qu’il en soit, en aucun cas l'inspecteur du travail ne peut modifier lui-même les dispositions du règlement intérieur qu'il juge illicite.

Lorsque le conseil de prud’hommes écarte l’application d’une clause illégale du règlement intérieur, une copie du jugement est adressée à l’inspecteur du travail et aux représentants du personnel.

Les décisions rendues par l'inspecteur du travail doivent être motivées et notifiée à l’employeur et communiquée pour information, aux membres du comité d'entreprise ou à défaut, aux délégués du personnel ainsi qu'aux membres du CHSCT pour les matières relevant de sa compétence.
Elles sont également susceptibles d'un recours hiérarchique devant le directeur régional du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle, dans un délai de deux mois suivant la notification desdites décisions. Ce recours peut être exercé soit par l'employeur, soit par le salarié ou leurs représentants.

De plus, les décisions administratives (décision de l'inspecteur du travail, du directeur régional ou du Ministre du travail) peuvent faire l'objet, dans un délai de deux mois, d'un recours pour excès de pouvoir devant le tribunal administratif. Par ce recours, l'employeur, les représentants du personnel ou les salariés demandent l'annulation de la décision administrative qu'ils estiment illégales.

Le contrôle juridictionnel est dévolu au juge du Conseil des prud'hommes. Il peut en effet être amené à statuer sur la régularité d'une clause d'un règlement intérieur en cas de jugement sur une sanction disciplinaire prononcée contre un salarié.

Toutefois, le juge n'a pas la possibilité d'annuler une disposition d'un règlement intérieur. En effet, cette faculté d'annuler une disposition d'un règlement intérieur n'est offerte qu'à l'inspecteur du travail.
Précisons enfin que les notes de services, dans la mesure où elles instituent des règles permanentes relatives à l’hygiène ou à la discipline sont soumises aux mêmes dispositions que le règlement intérieur.


Sources
Code du Travail - Articles L.1311-1 à L. 1322-4, R.1321-1 à R. 1323-1, L. 4122-1


Index:

(1) CE 5 mai 1993 : RJS 1993. 438, n° 741.
(2) Pour rappel : le comité d’entreprise (C.E.) est rendue obligatoire dans toutes les entreprises de plus de 50 salariés. Dans le cas où l’effectif est inférieur à 50, les attributions du C.E. sont exercées par les délégués du personnel.
De même, le CHSCT est constitué dans tous les établissements occupant au moins 50 salariés et les délégués du personnel, suppléent le CHSCT, dans les entreprises de moins de 50 salariés.
(3) Soc. 28 mars 2000 : Bull. civ. V, n° 136 ; RJS 2000. 369, n° 530.
(4) La notion d'hygiène et de sécurité doit être entendue au sens large, puisqu'elle englobe notamment le domaine de la médecine du travail (exemple : l'obligation pour les salariés de se conformer aux visites médicales prévues par la réglementation).
(5) Par exemple : autoriser sur le lieu de travail le contrôle d’alcoolémie d’un salarié exerçant des fonctions susceptibles d’exposer des personnes ou des biens à un danger est licite – Soc. 22 mai 2002 : Bull. civ. V, n° 176.





Cet article n'engage que son auteur.

Crédit photo : © endostock - Fotolia.com
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Auteur

CUARTERO Christophe

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