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Covid-19 : Comment tenir les assemblées générales et les réunions des organes de direction des organismes ?

Publié le : 14/04/2020 14 avril avr. 04 2020
Entreprises / Gestion de l'entreprise / Communication et vie sociale
Coronavirus

Les textes ?

L’Ordonnance n° 2020-321 parmi les ordonnances du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 et le Décret n°2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibérations des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison d e l’épidémie de covid-19.

Les organismes concernés par ces mesures ?

Sont notamment concernés par cette mesure les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale notamment les associations, les sociétés …

Les instances de décision ?

Il s’agit des assemblées générales ordinaire et extraordinaire des organismes et des conseils d’administration ou de surveillances.

Quand ces mesures sont-elles applicables ?

Ces mesures sont applicables aux assemblées et aux conseils d’administration et de surveillance tenue à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

1) Mesures qui concernent plus particulièrement les assemblées générales

L’assemblée peut exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’organisme soient présents physiquement, soit par conférence téléphonique, soit par conférence audiovisuelle.

Qui est habilité à prendre la décision ?

Il s’agit de l’instance ou de la personne désignée par les statuts ou éventuellement le règlement intérieur qui est compétente pour convoquer l’assemblée, tel que désigné par les statuts (voire du règlement intérieur) de l’organisme.

Les objets des décisions ?

Les assemblées peuvent statuer sur l’ensemble des décisions relevant de leur compétence telles qu’elles sont déterminées dans les statuts de l’organisme, essentielles à leur fonctionnement et dont l’ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur leur financement ou sur leurs membres. C’est ainsi par exemple, que sont concernées les décisions relatives à l’approbation des comptes.

Comment communiquer un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée ?

Il est possible de transmettre par message électronique à l’adresse indiquée par le membre, un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée quand un membre en fait la demande et que la communication de ce document ou de cette information est prévue par les dispositions propres à chaque assemblée.

Quelles conditions de vote pour qu’une décision soit prise régulièrement ?

Les membres votent à l’assemblée selon les modalités prévues par les statuts. Cependant, l’instance ou la personne, désignée par les statuts (voire même par le règlement intérieur) pour convoquer l’assemblée, peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.

Il est à noter que cette mesure est possible même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit ou qu’une clause contraire s’y oppose.

Il est à noter également que les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. En effet, la décision ne sera pas considérée comme étant prise régulièrement si les moyens de visioconférence ou de télécommunication ne respectent pas les caractéristiques permettant de garantir l’intégralité des débats. Il faut donc que l’organisme dispose des moyens techniques adéquats et notamment ceux permettant d’assurer l’identification des membres.

Quels moyens de convocation ?

Les membres sont convoqués par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre.
 

2) Mesures qui concernent plus particulièrement les conseils d’administration ou de surveillance

Le conseil d’administration ou de surveillance peut exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’organisme soient présents physiquement, soit par conférence téléphonique, soit par conférence audiovisuelle.  Les décisions peuvent être prises également par le biais d’une consultation écrite.

Si le conseil se tient par conférence téléphonique ou audiovisuelle :

Les objets des décisions ?

Le conseil d’administration ou de surveillance peut statuer sur l’ensemble des décisions relevant de sa compétence telles qu’elles sont déterminées dans les statuts de l’organisme.

Quelles sont les conditions à remplir pour qu’une décision soit prise régulièrement ?

Les membres qui participent au conseil d’administration ou de surveillance au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle qui permet leur identification et garantit leur participation effective sont réputés présents aux réunions.

Il est à noter que cette mesure est possible même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit ou qu’une clause contraire s’y oppose.

Il est à noter également que les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. En effet, la décision ne sera pas considérée comme étant prise régulièrement si les moyens de visioconférence ou de télécommunication ne respectent pas les caractéristiques permettant de garantir l’intégralité des débats. Il faut donc que l’organisme dispose des moyens techniques adéquats et notamment ceux permettant d’assurer l’identification des membres.

Si les décisions sont prises par voie de consultation écrite :

Les objets des décisions ?

Le conseil d’administration ou de surveillance peut statuer sur l’ensemble des décisions relevant de sa compétence telles qu’elles sont déterminées dans les statuts de l’organisme, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.

Quelles sont les conditions à remplir pour qu’une décision soit prise régulièrement ?

Si les décisions sont prises par voie de consultation écrite, il est nécessaire que les conditions dans lesquelles se déroulent la consultation, en particulier les délais, permettent d’assurer la collégialité de la délibération.
Il est à noter que cette mesure est possible même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit ou qu’une clause contraire s’y oppose.
 


Cet article n'engage que son auteur.
 
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Auteur

Christophe Delahousse
Avocat
Cabinet Chuffart Delahousse, Membres du Bureau, Membres du conseil d'administration
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